معرفی دفترچه تلفن تحت وب هوشمند
یکی از نیازهای همیشگی در سازمانها و ادارات، مدیریت و دستهبندی دقیق اطلاعات مخاطبان و مشتریان است. طبیعتا، مدیریت حجم بالای اطلاعات مخاطبان با استفاده از روشهای قدیمی مانند استفاده از دفترچه تلفنهای کاغذی، امری زمانبر و دشوار خواهد بود. این موضوع معمولا در بسیاری از موارد با اتلاف وقت و هزینه همراه میباشد. به همین جهت، تیم فنی مجموعه ویپینگ، سامانه نرمافزاری مدیریت مخاطبان یا دفترچه تلفن تحت وب هوشمند را توسعه و ارائه کرده است که با استفاده از آن میتوانید به راحتی و به تعداد نامحدود، مخاطبان خود را بر اساس اطلاعات دقیق از آنها در سیستم ثبت کنید. این راهکار نرمافزاری میتواند تا درصد بسیار بالایی از اتلاف زمان و مشکلات ثبت و ذخیره اطلاعات مشتریان سازمان جلوگیری کند و تجربه فوقالعادهای از مدیریت مخاطبان و مشتریان را برای کاربران و مدیران سازمانها فراهم آورد. در ادامه به معرفی قابلیتهای این سیستم بینظیر خواهیم پرداخت.
در تصویر زیر منوی اصلی سامانه مدیریت مخاطبان مشاهده میشود. این سامانه از سه بخش اصلی مخاطبان، شرکتها و صنایع تشکیل شده که هر بخش به طور جداگانه نیاز مدیران سیستم و کاربران را برای دسترسی سریع و ثبت دقیق اطلاعات مخاطبان سازمان مرتفع میکند.
در این سامانه کاربران با کلیک بر روی گزینه “نمایش” مقابل هر مخاطب، قادر خواهند بود تا کلیه اطلاعات مربوط به وی را مشاهده نمایند. همچنین به جهت سهولت در عملکرد، بخشهایی طراحی شده تا کاربران بتوانند دیگر اطلاعات و فعالیتهای ثبت شده برای هر مخاطب را نیز در یک نمای کلی مشاهده کنند. در تصویر زیر برخی از این بخشها قابل مشاهده است
همانطور که در تصویر بالا مشاهده میکنید، بخشهایی طراحی شده تا ارتباط سامانه مدیریت مخاطبان با دیگر سامانههای نرمافزاری ویپینگ به سهولت انجام پذیرد. این بخشها و سامانههای مورد نیاز برای دسترسی به آنها عبارتند از:
- معاملات: اطلاع از معاملات ثبت شده مخاطب که توسط نرم افزار مدیریت فروش ویپینگ قابل دسترس است.
- پیشنهاد مالی: دسترسی به پیشنهادات مالی ثبت شده مخاطب که توسط نرم افزار مدیریت فروش ویپینگ قابل دسترس است.
- فکس: دسترسی به فکسهای ارسالی به مخاطب مورد نظر که توسط نرم افزار فکس تحت وب ویپینگ قابل دسترس است.
- تماسها: دسترسی به گزارشات تماسهای ورودی و خروجی با مخاطب مورد نظر که توسط نرم افزار گزارش گیری مرکز تلفن VOIP قابل دسترس است.
این موضوع بدیهی است که دسترسی به هر یک از این بخشها، نیازمند در اختیار داشتن سامانه مخصوص به خود است که در ادامه به برخی از قابلیتهای انحصاری سامانه مدیریت مخاطبان پرداخته شده است. همچنین سعی شده تا به امکاناتی که به همراه سامانههای دیگر قابل دسترسی هستند نیز اشاره شود.
معرفی کلی قابلیتهای سیستم مدیریت مخاطبان
برخی از قابلیتهای شاخص در سامانه مدیریت مخاطبان که در اختیار کاربران قرار خواهد گرفت، عبارت است از:
- برچسب گذاری مخاطبین
- سیستم خصوصیسازی مخاطبان
- تماس مستقیم بین مخاطبان و کارشناسان
- گزارش کامل از تاریخچه مکالمات با مخاطبان
- ثبت یادداشت به صورت نامحدود برای هر مخاطب
- ارسال پیامک به مخاطبان
- تماس آسان بدون نیاز به شمارهگیری (Click2Dial)
- قابلیت فیلتر اطلاعات (جست و جوی پیشرفته)
- امکان دریافت نسخه پشتیبان در قالب فایل اکسل
- امکان تعریف مخاطبان به صورت گروهی
معرفی قابلیتهای دفترچه تلفن تحت وب هوشمند
در ادامه این مطلب هر یک از قابلیتهای دفترچه تلفن تحت وب هوشمند که در بالا به آنها اشاره کردیم را به طور جامع مورد بررسی قرار دادهایم.
۱ : برچسب گذاری مخاطبین
در این دفترچه تلفن تحت وب، توانایی خواهید داشت تا در هنگام ثبت اطلاعات مخاطبان خود، از قابلیت برچسب گذاری روی آن مخاطبان استفاده کنید. این قابلیت در زمان استفاده از ماژول تماس خودکار بسیار کاربردی خواهد بود و به کارشناسان شما در برقراری ارتباط خودکار با دسته خاصی از مشتریان کمک خواهد کرد.
به بیان سادهتر کارشناسان شما در زمان تعریف مخاطبان میتوانند برچسبهای مورد نیاز برای اختصاص دادن به مخاطبان را تعریف نموده و بر اساس این برچسبها، مخاطبان خود را دستهبندی کنند. همانطور که در تصویر زیر قابل مشاهده است، مخاطبان ثبت شده در سیستم بر اساس برچسبهایی که از قبل تعریف شده است دستهبندی شدهاند.
۲ : خصوصیسازی مخاطبان
با فعال کردن قابلیت خصوصیسازی شما این امکان را خواهید داشت تا با قوانینی که روی سیستم اعمال میکنید، دسترسی به هر دسته از مخاطبان دفترچه تلفن را تنها برای گروهی از کاربران سازمان امکانپذیر کنید. برای مثال اگر سازمان شما شامل دپارتمانهای متعدد مالی، بازرگانی و پشتیبانی است، میتوانید مخاطبان هر دپارتمان را به صورت خصوصی ذخیره کنید و کاربرانی که در گروههای دیگر هستند، تنها قادر به مشاهده مخاطبانی که در گروه خودشان تعریف شده است خواهند بود.
در تصویر زیر، مخاطبانی که قابلیت خصوصی در گروه برایشان فعال شده است قابل مشاهده است.
۳ : تماس مستقیم بین مخاطبان و کارشناسان
از دیگر قابلیتهای دفترچه تلفن تحت وب هوشمند VoiPing ، قابلیت تماس مستقیم و بدون واسطه مخاطب با کارشناسان شما میباشد، به عنوان مثال تصور کنید که شخصی برای بار اول با سازمان شما تماس گرفته و به یکی از کارشناسان متصل شود. طبیعتا در اولین تماس، خدماتی که نیاز دارد را برای کارشناس مربوطه شرح داده و به جهت پیگیریهای بعدی نیاز است به همان کارشناس متصل شود، چرا که تنها آن کارشناس از نیازمندی ایشان آگاه است. در این زمان نیاز است تا مکانیزمی تهیه و توسعه گردد که مشتری را به صورت خودکار به کارشناس مربوطه متصل کند در غیر این صورت مشتریان با هربار تماس به طور تصادفی با کارشناسان مختلفی ارتباط گرفته و مجددا باید نیاز خود را از ابتدا بیان کند که این موضوع قطعا در روند و کیفیت خدمترسانی تاثیرات منفی به دنبال خواهد داشت. قابلیت تماس مستقیم در سامانه دفترچه تلفن تحت وب هوشمند این امکان را فراهم میکند که مشتریان در تماسهای بعدی خود بدون اتلاف وقت، مستقیما به کارشناس مورد نظر متصل شده و در وقت و هزینه خود صرفهجویی کنند و در سریعترین زمان خدمات سازمان شما را دریافت کنند.
۴ : گزارش کامل از تاریخچه مکالمات با مخاطبان
با توجه به این نکته که سامانه مدیریت مخاطبان امکان برقراری ارتباط یکپارچه به سیستمهای تلفنی تحت شبکه را داراست، کاربران قادر خواهند بود تا پس از تعریف مخاطبان در سیستم، به گزارش کامل مکالمات خروجی و ورودی ضبط شده و تماسهای موفق و یا ناموفق مخاطبان دسترسی داشته باشند و فایل مکالمات خود را از سیستم دریافت کنند. (به خاطر داشته باشید که این قابلیت به همراه سامانه گزارشگیری حرفهای ویپینگ در دسترس خواهد بود.) در تصویر زیر یک نمونه از این گزارشات قابل مشاهده است.
۵ : ثبت یادداشت به صورت نامحدود برای هر مخاطب
کاربران سامانه مدیریت مخاطبان قادر خواهند بود تا برای هر مخاطب و به صورت نامحدود، یک یادداشت از اطلاعات مخاطب را نگارش و ثبت کنند. علاوه بر این، امکان ثبت میزان رضایتمندی مخاطبان با انتخاب هرکدام از نمادهای خوشحال، عادی و ناراحت امکانپذیر خواهد بود.
در تصویر زیر، نمونهای از این یادداشتها بر اساس تاریخ، ساعت و کارشناس مربوطه قابل مشاهده است.
۶ : ارسال پیامک به مخاطبان
کاربران قادر خواهند بود تا با استفاده از قابلیت ارسال پیامک در سامانه مدیریت مخاطبان، پیامکهای متنی خود را به مخاطب یا گروهی از مخاطبان ارسال کنند.
۷ : تماس آسان بدون نیاز به شماره گیری (Click2Dial)
یکی از منحصر به فردترین قابلیتهای نرمافزار دفترچه تلفن تحت وب VoiPing، برقراری تماس با مخاطبین، بدون نیاز به شمارهگیری تلفن مخاطب میباشد. اگر شما جزو آن دسته از افرادی هستید که از مراکز تلفنی VoIP استفاده میکنید، این قابلیت را خواهید داشت تا پس از جستجوی مخاطب مورد نظر و مشاهده اطلاعات تماس این فرد، با یک کلیک بدون نیاز به شمارهگیری دستی، با مخاطب خود ارتباط برقرار کنید. این امکان واقعا لذت بخش نیست؟
۸ : قابلیت فیلتر اطلاعات (جست و جوی پیشرفته)
سیستم جستجوی اطلاعات مخاطبان در دفترچه تلفن تحت وب هوشمند، به صورت پیش فرض روی تمامی فیلدهای اطلاعاتی وارد شده جستجو را انجام میدهد اما با استفاده از قابلیت فیلتر که در این نرمافزار قرار داده شده، این امکان را خواهید داشت تا با انتخاب فیلد مورد نظر خود، جستجو را با دقت بالاتر و به صورت اختصاصی روی فیلد مورد نظر خود انجام دهید.
۹ : امکان دریافت نسخه پشتیبان در قالب فایل اکسل
کاربران سامانه مدیریت مخاطبان این امکان را خواهند داشت تا از بخش “خروجی اکسل” از مخاطبان ذخیره شده در سیستم، یک نسخه پشتیبان در قالب فایل اکسل تهیه کنند. همچنین کاربران با استفاده از قابلیت جستجوی پیشرفته قادر خواهند بود تا نسخه پشتیبان خود را بر اساس اطلاعات منتخب خود از سامانه مدیریت مخاطبان استخراج نمایند.
۱۰ : امکان تعریف مخاطبان به صورت گروهی
به جهت صرفهجویی در زمان و سهولت در تعریف مخاطبان، کاربران سامانه مدیریت مخاطبان قادر خواهند بود تا با استفاده از قابلیت “درونریزی”، مخاطبان خود را به صورت گروهی و در قالب فایل اکسل به سیستم معرفی نمایند.
این دفترچه تلفن مناسب چه افرادی میباشد؟
این محصول بهترین پیشنهاد برای استفاده در ادارات و سازمانهای بزرگ میباشد که دارای مشتریان و همکاران با تعداد بالا هستند و مسئولین دفاتر و منشیها برای برقراری تماس با مخاطبان نیاز به صرفه جویی در وقت و هزینه و سرعت عمل هستند.
اگر از بستر تلفنی VoIP استفاده میکنید، این محصول میتواند بهترین پیشنهاد ممکن برای شما باشد، زیرا علاوه بر قابلیت مدیریت مخاطبان و جستجو در اطلاعات، امکان برقراری تماس با مخاطبان بدون شمارهگیری و تنها با یک کلیک برای کاربران فراهم میشود که این امر سرعت عمل و کارایی شما را در برقراری ارتباط با مخاطبان در سازمان به شدت افزایش خواهد داد.
با توجه به مطالب ذکر شده در این محصول، چنانچه نیاز به مشاوره دارید، همکاران ما با اشتیاق فراوان منتظر پاسخ گویی به شما عزیزان هستند.
کافیست فقط با ما تماس بگیرید : ۷۴۳۲۷-۰۲۱
12,000,000 تومان
با ما در ارتباط باشید
- 021-74327
- 021-91007447
- info[at]voiping.ir
- پاسداران، خیابان گیلان، پلاک 57، ساختمان ملورین، واحد 16
کمی درباره ما
ویپینگ ، حاصل یک تفکر واقع گرا و نمادین در حوزه فناوری اطلاعات و ارتباطات ( ICT ) کشور عزیزمان ایران میباشد . بر این باوریم که امروزه ، آموزش و حمایت اجرایی در زمینه راهکارهای مبتنی بر ویپ ، نیاز اساسی کسبوکارهای نوپای ایرانی میباشد . آمدهایم که در کنار شما بمانیم …